Een proces in een organisatie is nooit stabiel. Als er vandaag al sprake zou zijn van een vastgestelde, routineuze en effectieve manier van werken, dan is er waarschijnlijk morgen weer behoefte aan aanpassing van het proces, omdat er iets is veranderd in de condities. Alleen kritieke aanpassingen aan processen en/of procedures worden doorgevoerd, maar 'dagelijkse' bijsturing blijft veelal achterwege. Processen moeten optimaal ingericht zijn, zodat medewerkers optimaal kunnen presteren en daardoor de klant optimaal wordt bediend. "Optimaal" betekent mijns inziens trouwens altijd een afweging maken tussen inspanning en resultaat. Gaan we voor "het allerbeste" of is "goed" goed genoeg?

Er schuilt een wereld achter het woord ‘optimaal’: het gaat niet alleen over de achtereenvolgens uit te voeren handelingen, maar ook over de werkomgeving, de cultuur, de motivatie, en over de benodigde kennis en vaardigheden. Een strak ingericht proces alleen, leidt hooguit tijdelijk tot efficiëntie, maar is vaak geen duurzame oplossing. Daarvoor is tevens aandacht nodig voor de professionaliteit van managers en medewerkers, zodat ze hun eigen processen kunnen bijsturen op het moment dat dat nodig is. Door die verantwoordelijkheid goed te beleggen, ontstaat het noodzakelijke initiatief en de gewenste betrokkenheid, en blijven proces en werkomgeving up to date.